Gehirngerecht arbeiten: Dein Guide für nachhaltige Produktivität

Warum gehirngerecht arbeiten?

Vielleicht geht es dir so, wie es vielen meiner Seminarteilnehmer:innen ergeht: Du hast dich schon öfters damit beschäftigt, wie du deine Zeit besser organisieren kannst und dennoch hast du das Gefühl, dass deine Arbeitstage zwar voll sind, aber nicht wirklich produktiv. Du wirst immer wieder unterbrochen, dringendes drängt sich vor und für deine wirklich wichtigen Projekte bleibt keine Zeit. Deine Arbeit fühlt sich wie ein endloser Strom an To-Dos an, die nie enden und langsam aber sicher nimmt die Erschöpfung bei dir zu.

Mir ging es früher genauso und ich stellte fest: Klassisches Zeitmanagement hilft hier nur bedingt. Die entscheidende Veränderung für meinen Arbeitsalltag kam, als ich mich intensiver mit der Arbeitsweise des Gehirns auseinandersetze.

Wie du mit deinem Gehirn statt dagegen arbeitest

Viele Strategien für Produktivität gehen davon aus, dass wir uns nur besser organisieren, mehr anstrengen oder stärker disziplinieren müssen. Doch unser Gehirn folgt bestimmten biologischen und psychologischen Gesetzmäßigkeiten. Werden diese ignoriert, entstehen Stress, Überforderung und ineffiziente Arbeitsweisen.

Gehirngerechtes Arbeiten bedeutet, deine Arbeitsweise, Planung und Tagesstruktur so zu gestalten, dass sie mit den natürlichen Funktionsweisen deines Gehirns übereinstimmen. Gehirngerechtes Arbeiten bedeutet deshalb nicht, mehr sondern anders zu arbeiten im Einklang mit unseren biologischen und psychologischen Voraussetzungen. Dadurch lassen sich Konzentration, Leistungsfähigkeit und Wohlbefinden gleichzeitig steigern.

Diese Seite bietet dir einen fundierten Überblick über die 7 wichtigsten Prinzipien gehirngerechten Arbeitens und zeigt dir, wie du dadurch deinen Arbeitsalltag nachhaltig entlasten kannst. Die 7 Prinzipien sind einerseits auf Basis von Literatur und Forschung zu diesem Thema entstanden sowie anderseits aus meiner jahrelangen Berufserfahrung sowie dem Feedback durch Trainingsteilnehmer:innen und Klient:innen.

Eins sei an dieser Stelle noch angemerkt: Wenn du in einem Unternehmen tätig bist, braucht es neben persönlicher Anpassungen, die bereits sehr viel bewirken können, idealerweise auch passende Unternehmensstrukturen. Denn ohne eine gewisse Flexibilität in der Gestaltung deines Arbeitstages ist gehirngerechtes Arbeiten nicht möglich.

Die Ziele von gehirngerechter Produktivität

Gehirngerechtes Arbeiten verbindet Erkenntnisse aus Psychologie, Neurowissenschaften und Chronobiologie mit alltagstauglichen Strategien. Es berücksichtigt, dass Aufmerksamkeit, Entscheidungsfähigkeit und Energie begrenzt sind und sich im Tagesverlauf verändern.

Zentrale Ziele dieser Arbeitsweise sind:

• die natürliche Leistungsfähigkeit nutzen
• mentale Ressourcen zu schützen und mentale Überlastung zu reduzieren
• Fokus und Konzentration gezielt einsetzen
• Entscheidungen zu erleichtern
• das Wohlbefinden zu erhöhen und Stress zu reduzieren
• langfristige Gesundheit und Leistungsfähigkeit erhalten

Dabei geht es nicht um eine perfekte Methode, sondern um eine individuell passende Arbeitsweise.

Die 7 Prinzipien gehirngerechten Arbeitens

1. Berücksichtigung der inneren Uhr – den eigenen Rhythmus leben

Wir alle unterliegen bestimmten sich wiederholenden Rhythmen. Jeden Tag wiederholen sich diese sogenannte circadiane Rhythmen, also Rhythmen, die circa einen Tag dauern. Von diesen inneren Rhythmen ist neben vielen weiteren Aspekten auch unsere Leistungsfähigkeit und Energie abhängig. Jeder Mensch hat individuelle Leistungshochs und -tiefs im Tagesverlauf. Oft haben wir allerdings erlernt entsprechende Signale zu überhören und zu ignorieren. Dann versuchen wir zu Zeiten, in denen unser Körper Erholung braucht, Höchstleistungen abzurufen oder verschwenden besonders leistungsstarke Tageszeiten mit unwichtigen Kleinigkeiten.

Um gehirngerecht zu arbeiten ist es essentiell unsere innere Uhr zu berücksichtigen. Die inneren Uhren der Menschen laufen allerdings nicht gleich, sondern manche langsamer und manche schneller. Das ist genetisch bestimmt und diese Unterschiede werden durch sogenannte Chronotypen beschrieben. Bekannt sind vor allem die Bezeichnungen Lerche und Eule, wobei diese die Extrempositionen widerspiegeln und inzwischen von mehr Typen bzw. Abstufungen ausgegangen wird.

Gehirngerechtes Arbeiten im Einklang mit der inneren Uhr berücksichtigt deshalb:

• die persönliche Leistungskurve mit individuellen Leistungshochs und -tiefs
• ausreichend Schlaf bzw. die Stabilisierung des Schlafrhythmus
• regelmäßige und unterschiedliche Arten von Pausen
• bewusstes Nutzen von Licht
• eine realistische Tagesplanung

2. Aufmerksamkeit bewusst einsetzen

Aufmerksamkeit ist eine der wertvollsten und zugleich begrenztesten kognitiven Ressourcen des Menschen. Unser Gehirn kann nicht dauerhaft hochkonzentriert arbeiten, weil bewusste Aufmerksamkeit viel Energie benötigt. Zudem sind wir evolutionär darauf ausgelegt, leicht ablenkbar zu sein — ein Überbleibsel aus Zeiten, in denen das schnelle Erkennen von Auffälligkeiten im Umfeld überlebenswichtig war.

Unser Gehirn kann nur wenige Sinnesinformationen gleichzeitig aufnehmen und verarbeiten, weshalb es kontinuierlich filtert, welchen Reizen es Priorität einräumt und dabei besonders anfällig ist für auffällige, emotionale oder neuartige Stimuli. Tipps, wie du konzentrierter arbeiten kannst, findest du in meinem Artikel Kopfchaos bändigen: Wie du konzentriert bleibst, wenn 1000 Gedanken gleichzeitig kreisen.

In der modernen Arbeits- und Lebenswelt verschärft sich dieses Problem erheblich: Studien legen nahe, dass Menschen durchschnittlich mehr als zehnmal pro Arbeitsstunde unterbrochen werden, also alle sechs Minuten. Besonders problematisch ist dabei der Aufwand für die Rückkehr zur eigentlichen Tätigkeit: Nach einer Unterbrechung muss man sich neu in die ursprüngliche Aufgabe „hereindenken“, wobei die Leistung leidet und je anspruchsvoller die Aufgabe, desto schädlicher die Unterbrechung.

 Gehirngerechtes Arbeiten zum bewussten Einsatz von Aufmerksamkeit berücksichtigt deshalb:

• einen gezielten Umgang mit Ablenkungen und Störungen
• den bewussten Einsatz von konzentrierter Aufmerksamkeit
• die Vermeidung von Multitasking
• eine Wochenplanung, die definierte Fokuszeiten vorsieht
• einen Wechsel zwischen Konzentrationsphasen, Zeiten für Routinetätigkeiten und Pausen

3. Das Gehirn entlasten

Kennst du das, wenn du vor einer Aufgabe sitzt und einfach nicht weßt, wie du am besten beginnen sollst? Oder wenn dir in der Nacht etwas dringendes einfällt, was du untertags vergessen hast?

Das sind typischen Situationen, die zeigen, dass dein Gehirn überlastet ist. Und das hat sehr viel damit zu tun, welche Art von Tätigkeiten wir in unserem Job hauptsächlich ausführen. Als Wissensarbeiter – das sind die meisten von uns – brauchen wir während des Arbeitstages insbesondere die sogenannten exekutiven Funktionen.

Exekutive Funktionen bezeichnen ein Bündel höherer kognitiver Steuerungsprozesse, mit denen das Gehirn zielgerichtetes Verhalten ermöglicht. Dazu gehören vor allem Arbeitsgedächtnis (Informationen kurzfristig aktiv halten und verarbeiten), Inhibition (Impulse unterdrücken und Ablenkungen widerstehen) und kognitive Flexibilität (zwischen Aufgaben, Perspektiven oder Strategien wechseln). Diese Funktionen werden maßgeblich vom präfrontalen Cortex gesteuert, dessen Kapazitäten begrenzt sind. Zusätzlich wird diese mentale „Steuerungszentrale“ durch dein Energie- und Stressniveau beeinflusst.

Du kannst also deinem Gehirn und damit dir helfen, indem du es durch verschiedene Strategien entlastet. Denn sobald wir müde, überlastet oder emotional aktiviert sind, arbeitet die Steuerungszentrale weniger effizient: Priorisierung und Entscheidungen fallen schwerer, Fehler nehmen zu und wir handeln weniger bewusst.

Gehirngerechtes Arbeiten zur Entlastung des Gehirns bedeutet deshalb:

• externe Speicherung von Informationen (Notizen, Listen) zur Entlastung des Arbeitsgedächnisses
• den Einsatz von Strukturierung, Vereinfachung und visueller Darstellung zur leichteren Verarbeitung von komplexen Inhalten
• die Nutzung von Gewohnheiten zur Entlastung unserer Steuerungszentrale
• den Einsatz von Prinzipien zur Reduktion von Entscheidungen
• gezielte Erholung zwischendurch durch Mikro- und Minipausen

4. Aufgaben richtig priorisieren

In vielen meiner Trainings wünschen sich die Teilnehmenden, dass wir besprechen, wie sie besser priorisieren können. Und das ist kein Zufall: Priorisieren gehört zu den anspruchsvollsten kognitiven Aufgaben. Es erfordert Vorausschau, Bewertung von Optionen und Abwägen von Alternativen sowie Entscheidungsfähigkeit — alles Funktionen des präfrontalen Cortex, der nur begrenzte Kapazitäten hat.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass und das Priorisieren unserer vielfältigen Aufgaben immer wieder überfordert.

Gehirngerechtes Arbeiten zur besseren Priorisierung von Aufgaben berücksichtigt deshalb:

• die schrittweise Priorisierung
• die Nutzung klarer Kriterien für die Priorisierung sowie einfache Methoden zur Reduktion der Aufgaben
• den Zeitpunkt der Priorisierung
• den mentalen und emotionalen Zustand der Person

Eine besonders einfach Methode für die Reduktion von Aufgaben findest du in meinem Blogartikel So reduzierst du noch heute deine To-Do-Liste durch eine einzige Frage.

5. Emotionen und Stress regulieren bzw. Bedrohungen und Belohnungen meistern

Im Arbeitsalltag handeln wir weit weniger rational, als wir glauben, denn unsere unsere Aufmerksamkeit, unsere Fähigkeit Aufgaben zu bearbeiten und  unsere Motivation werden stark von Emotionen und Stress gesteuert.

Zeitdruck, volle Kalender, Konflikte, ständige Unterbrechungen oder auch nur ein kritischer Gedanke können das Nervensystem in Alarmbereitschaft versetzen. Dann arbeitet das Gehirn nicht mehr im „klaren Denkmodus“, sondern im Überlebensmodus (Fight, Flight oder Freeze): Wir reagieren schneller gereizt, verlieren den Überblick, machen mehr Fehler oder schieben wichtige Aufgaben vor uns her. Es existieren zum Glück vielfältige Methoden, um den Überlebensmodus wieder zu verlassen und den damit verbunden Stress zu reduzieren

Im Gegensatz zu Stress fördern positive Gefühle die Motivation, Kreativität und Problemlösefähigkeit. Menschen, die sich wohlfühlen sind auch offener für neue Erfahrungen und können Informationen besser aufnehmen und arbeiten somit produktiver.

Die Fähigkeit zur Regulation von Emotionen und Stress ist dementsprechend essentiell für unseren Arbeitsalltag.

Gehirngerechtes Arbeiten zur Reduktion von Stress sowie zur Förderung von positiven Emotionen berücksichtigt deshalb:

• den regelmäßige Anwendung von Methoden zur Regulation von Emotionen sowie Techniken zur Stressreduktion
• die Anregung unseres Belohnungssystems für mehr Erfolgserlebnisse und positive Emotionen
• regelmäßige Erholung für die Steigerung unseres Wohlbefindens

6. Den Autopiloten nutzen – Gewohnheiten richtig einsetzen

Gewohnheiten sind im Arbeitsalltag ein unterschätzter Verbündeter, weil sie dem Gehirn Denkarbeit, Entscheidungen und den Einsatz von Willenskraft abnehmen. Alles, was wir regelmäßig auf die gleiche Weise tun, wird zunehmend automatisiert und läuft mit deutlich weniger mentalem Aufwand ab, da unsere Steuerungszentrale der präfrontale Cortex dafür nicht bzw. nur wenig benötigt wird.

Gerade in stressigen oder vollen Phasen entlastet das enorm: Statt jeden Schritt neu überlegen zu müssen, kann das Gehirn auf bewährte Muster zurückgreifen und die frei werdende Aufmerksamkeit für komplexe, kreative oder wirklich wichtige Themen nutzen.

Gut gestaltete Gewohnheiten können:

• Routinetätigkeiten erleichtern
• Fokus unterstützen
• Ablenkungen reduzieren
• Erholung fördern
• den Einstieg in Aufgaben erleichtern
• Sicherheit geben

Beispiele für hilfreiche Gewohnheiten sind Routinen für den Arbeitsstart und das Arbeitsende, feste Abläufe für wiederkehrende Aufgaben oder regelmäßige Pausenrituale.

Gehirngerechtes Arbeiten zum hilfreichen Einsatz von Gewohnheiten berücksichtigt deshalb:

• Empfehlungen für den Einsatz von Gewohnheiten im Arbeitsalltag
• wirksame Methoden zur Bildung von Gewohnheiten sowie zur Änderungen von unerwünschten Gewohnheiten

7. Den Arbeitsalltag strukturieren

Eine klare Tages- und Wochenstruktur hilft dem Gehirn, mit der Vielzahl an Aufgaben, Informationen und Entscheidungen in unserem heutigen Arbeitsalltag umzugehen. Struktur entlastet das Gehirn, weil sie Orientierung bietet und Entscheidungen reduziert.

Eine individuell passende Struktur unterstützt sowohl Produktivität als auch Wohlbefinden.

Gehirngerechtes Arbeiten unter Einsatz einer hilfreichen Alltagsstruktur bedeutet deshalb:

• realistische Tages- und Wochenplanung
• Planung des Tages im Einklang mit der eigenen Leistungskurve
• Zeitblöcke für unterschiedliche Aufgabenarten zu den jeweils passenden Tageszeiten
• Pufferzeiten für Unvorhergesehenes
• geplante Pausen
• regelmäßige Routinen

Meiner Erfahrung nach ist eine gute Wochenplanung besonders hilfreich. Warum ich damit angefangen habe, kannst du hier nachlesen. Und damit du dir selbst einen funktonierenden Wochenplan erstellen kannst, lies einfach meinen Artikel Wochenplan erstellen in 5 Schritten.

Nachhaltige Produktivität entsteht durch Passung

Gehirngerechtes Arbeiten bedeutet nicht, immer mehr zu leisten. Es bedeutet, die eigenen Ressourcen klug einzusetzen und Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass sie langfristig tragfähig sind. Das fördert unsere Gesundheit und führt zu mehr Wohlbefinden. Wir werden produktiver, nicht weil wir mehr arbeiten, sondern weil wir bewusster arbeiten und uns besser dabei fühlen.

Wer mit den natürlichen Funktionsweisen des Gehirns arbeitet, kann:

• nachhaltige Leistungsfähigkeit entwickeln
• mehr Zufriedenheit im Alltag erleben
• Stress und mentale Überlastungen reduzieren
• Fokus und Konzentration gezielt einsetzen und verbessern
• Fehler im Arbeitsalltag reduzieren
• Entscheidungen leichter treffen
• die natürliche Leistungsfähigkeit nutzen
• Wohlbefinden erhöhen 
• langfristige Gesundheit erhalten

Es geht dabei nicht darum, möglichst viele Methoden anzuwenden. Entscheidend ist, Arbeitsweisen zu finden, die zur eigenen Biologie, Persönlichkeit und Lebenssituation passen.